Vi på Ågesta Folkhögskola vill ge dig de bästa möjliga verktygen för lärande, samarbete och kommunikation samt sköta de skyldigheter vi har att dokumentera och rapportera till myndigheter. För att göra detta behöver vi som förberedelse för, men även under din skolgång, ha löpande tillgång till och behandla dina personuppgifter.
Vi kommer att använda en del av de personuppgifter som du fyllde i när du ansökte till skolan. Informationen hämtas från det konto du skapade i Schoolsofts ansökningsmodul, från ditt ansökningsformulär och de antagningsaktiviteter som du har genomgått. När du börjar dina studier kommer vi att behandla personuppgifter som framkommer under dina studieaktiviteter.
1) Personuppgifter som samlas in och hur de används
Vi behöver din adress, ditt telefonnummer och din e-post för att kunna kontakta dig. Vi registrerar ditt namn, personnummer och adress för att säkerställa att du är du och för att rapportera till Folkbildningsrådet, landstingen och Centrala studiestödsnämnden (CSN), något som vi är skyldiga att göra för att få statsbidrag till att anordna våra utbildningar.
Om du uppger att du har funktionsnedsättningar, ohälsa, inlärningssvårigheter eller annan känslig information som har betydelse för din studiesituation, så behandlar vi detta för att anpassa undervisningenoch ge dig det stöd du behöver. Vi är extra noggranna med behörigheter till och säkerheten runt behandlingen av denna information då den är känslig. Vi rapporterar även anonym statistik om funktionsnedsättningar till Specialpedagogiska skolmyndigheten för att få ekonomiskt bidrag till att betala skolans assistenter samt att ha möjlighet till högre personaltäthet. Då informationen är känslig är vi extra noggranna med säkerhet och vilka som har tillgång till uppgifterna.
Vi använder ditt första förnamn och ditt första efternamn för att skapa personliga konton i G-suite, Schoolsoft och Windows. G-suite används till skolarbeten, utskrifter, inloggning på Chromebooks samt intern och extern kommunikation. Schoolsoft används för närvarokontroll, intern kommunikation och skoladministration. (Exempelvis klass och kurslistor och rapporter till Folkbildningsrådet, Specialpedagogiska skolmyndigheten, landstingen och CSN). Windows-kontot används för att logga in på skolans datorer och skrivare. Ditt namn och personnummer kommer även att användas i programmet Skola24 schema för att göra ditt schema.
Behöriga administratörer av dina konton kan återställa användarnamn och lösenord och ha tillgång till registrerade uppgifter och användarstatistik. När det gäller innehåll i e-post och filer som skapas i G-suite, så har administratörerna endast tillgång till dessa genom att återställa lösenordet och logga in som dig. Detta gör administratörerna endast vid misstanke om brott mot skolans IT-policy.
2) Appar och G-suite
G-suite är skolans pedagogiska plattform och en plattform för intern och extern information. Genom det konto som skolan skapar åt dig så får du tillgång till en mängd appar som Google tillhandahåller genomChromestore och Google Play. Skolan har ett avtal med Google angående appar som ingår i G-suites kärnappar. De viktigaste av dessa appar är Gmail, Kalender, Dokument, Kalkyl, Keep, Hangouts, Classroomoch Google Drive som används för skolarbeten, skoladministration (bland annat studieplaner), planering, samarbete och kommunikation.
Dessa appar är grunden i Ågesta folkhögskolas pedagogiska plattform och du förväntas ha tillgång till och använda dessa appar om det behövs i undervisningen. Skolan har ett avtal med Google som säkerställer att behandlingen av dina personuppgifter i dessa appar uppfyller kraven för dataskyddsförordningen (GDPR).
Om vi som skola kräver att du skall använda andra appar som behandlar personuppgifter som en del av undervisningen så skall dessa uppfylla kraven för GDPR. Utöver dessa appar är du även fri att använda ditt konto för att få tillgång till andra appar som inte är obligatoriska i undervisningen från Chromestore eller Google Play. Om du väljer att installera eller använda dessa appar är du själv ansvarig för de personuppgifter som appleverantören behandlar.