Integritetspolicy Ågesta folkhögskola

Vi på Ågesta Folkhögskola vill ge dig de bästa möjliga verktygen för lärande, samarbete och kommunikation samt sköta de skyldigheter vi har att dokumentera och rapportera till myndigheter. För att göra detta behöver vi som förberedelse för, men även under din skolgång, ha löpande tillgång till och behandla dina personuppgifter.

Vi kommer att använda en del av de personuppgifter som du fyllde i när du ansökte till skolan. Informationen hämtas från det konto du skapade i Schoolsofts ansökningsmodul, från ditt ansökningsformulär och de antagningsaktiviteter som du har genomgått. När du börjar dina studier kommer vi att behandla personuppgifter som framkommer under dina studieaktiviteter.

1) Personuppgifter som samlas in och hur de används

Vi behöver din adress, ditt telefonnummer och din e-post för att kunna kontakta dig. Vi registrerar ditt namn, personnummer och adress för att säkerställa att du är du och för att rapportera till Folkbildningsrådet, landstingen och Centrala studiestödsnämnden (CSN), något som vi är skyldiga att göra för att få statsbidrag till att anordna våra utbildningar.

Om du uppger att du har funktionsnedsättningar, ohälsa, inlärningssvårigheter eller annan känslig information som har betydelse för din studiesituation, så behandlar vi detta för att anpassa undervisningenoch ge dig det stöd du behöver. Vi är extra noggranna med behörigheter till och säkerheten runt behandlingen av denna information då den är känslig. Vi rapporterar även anonym statistik om funktionsnedsättningar till Specialpedagogiska skolmyndigheten för att få ekonomiskt bidrag till att betala skolans assistenter samt att ha möjlighet till högre personaltäthet. Då informationen är känslig är vi extra noggranna med säkerhet och vilka som har tillgång till uppgifterna.

Vi använder ditt första förnamn och ditt första efternamn för att skapa personliga konton i G-suite, Schoolsoft och Windows. G-suite används till skolarbeten, utskrifter, inloggning på Chromebooks samt intern och extern kommunikation. Schoolsoft används för närvarokontroll, intern kommunikation och skoladministration. (Exempelvis klass och kurslistor och rapporter till Folkbildningsrådet, Specialpedagogiska skolmyndigheten, landstingen och CSN). Windows-kontot används för att logga in på skolans datorer och skrivare. Ditt namn och personnummer kommer även att användas i programmet Skola24 schema för att göra ditt schema.

Behöriga administratörer av dina konton kan återställa användarnamn och lösenord och ha tillgång till registrerade uppgifter och användarstatistik. När det gäller innehåll i e-post och filer som skapas i G-suite, så har administratörerna endast tillgång till dessa genom att återställa lösenordet och logga in som dig. Detta gör administratörerna endast vid misstanke om brott mot skolans IT-policy.

2) Appar och G-suite

G-suite är skolans pedagogiska plattform och en plattform för intern och extern information. Genom det konto som skolan skapar åt dig så får du tillgång till en mängd appar som Google tillhandahåller genomChromestore och Google Play. Skolan har ett avtal med Google angående appar som ingår i G-suites kärnappar. De viktigaste av dessa appar är Gmail, Kalender, Dokument, Kalkyl, Keep, Hangouts, Classroomoch Google Drive som används för skolarbeten, skoladministration (bland annat studieplaner), planering, samarbete och kommunikation.

Dessa appar är grunden i Ågesta folkhögskolas pedagogiska plattform och du förväntas ha tillgång till och använda dessa appar om det behövs i undervisningen. Skolan har ett avtal med Google som säkerställer att behandlingen av dina personuppgifter i dessa appar uppfyller kraven för dataskyddsförordningen (GDPR).

Om vi som skola kräver att du skall använda andra appar som behandlar personuppgifter som en del av undervisningen så skall dessa uppfylla kraven för GDPR. Utöver dessa appar är du även fri att använda ditt konto för att få tillgång till andra appar som inte är obligatoriska i undervisningen från Chromestore eller Google Play. Om du väljer att installera eller använda dessa appar är du själv ansvarig för de personuppgifter som appleverantören behandlar.

3) Tillgång till personuppgifter

Ågesta folkhögskola använder behörighetsfunktioner i Schoolsoft och G-suite för att begränsa tillgången till personuppgifter till behörig personal utifrån personuppgiftsbehandlingens ändamål.

4) Personuppgiftsbiträden

För att säkerställa att deltagare och personal har tillgång till säkra, tillförlitliga och flexibla IT-tjänster som behövs för att erbjuda en välfungerande utbildning och skoladministration, så har Ågesta Folkhögskola slutit avtal med Schoolsoft, Novasoftware och Google som agerar som personuppgiftsbiträden åt Ågesta Folkhögskola. Dessa företag erbjuder molntjänster, vilket innebär att du kommer åt tjänsterna genom inloggningar via internet.

Leverantörerna av tjänsterna har egna servrar som inte sköts av Ågesta folkhögskola. För att säkerställa att dina personuppgifter behandlas enligt dataskyddsförordningen och enligt de ändamål som anges i detta samtycke, så samarbetar vi med seriösa aktörer och har personuppgiftsbiträdesavtal som uppfyller kraven i dataskyddsförordningen.

5) Lagring

Lagring i länder utanför EU och samarbete med underleverantörer Google kan lagra dina personuppgifter på datacenter som ligger utanför EU och använder även egna underleverantörer. I det avtal som Ågesta Folkhögskola har slutit med Google, så garanterar Google att de har avtal som uppfyller kraven i EU:s dataskyddslag med de datacenter som ligger utanför EU och med dess underleverantörer.

6) Gallring

Dina läsårs- och behörighetsintyg sparas i 50 år. Ditt G-suite konto avaktiveras vid skolstart terminen efter att du har avslutat dina studier och raderas två månader efter skolstart terminen efter avslutade studier. Vi rekommenderar dig att ladda ned eller föra över filer som du vill spara till ett privatkonto innan du avslutar dina studier hos oss. Filer som delas med dig och som ägs av personal på skolan (exempelvis utdelade uppgifter) raderas eller anonymiseras senast ett år efter avslutade studier. E-post med dina personuppgifter raderas terminsvis i november och april ifall de inte behöver sparasav studeranderättsliga skäl.

7) Rättigheter

Enligt artikel 13-15 i GDPR (den europeiska dataskyddsförordningen) så har du rätt att kostnadsfritt en gång per år begära ut vilka uppgifter vi har registrerade om dig. Du har vidare rätt att begära radering av uppgifter eller rättelse av eventuellt felaktiga uppgifter. Du har rätt att återkalla ditt samtycke. Återkallande av samtycke för behandling av uppgifter gäller inte uppgifter som behövs för rapportering till myndigheter, underlag enligt bokföringslagen eller underlag för studeranderättslig tvist angående antagning.

8) Laglig grund

Laglig grund för personuppgiftsbehandlingen. I dataskyddsförordningen (GDPR) artikel 6.1 a står det att vi har rätt att registrera och behandla dina uppgifter om du frivilligt samtycker till registreringen av dessa.

Uppgifter om Frälsningsarmen som är huvudman för Ågesta folkhögskola: Frälsningsarmén Box 5090 102 42 Stockholm Org.Nr: 802006-1688 Frälsningsarméns dataskyddsombud nås på tel: 08-562 282 00 eller e-post gdpr@fralsningsarmen.se. Integritetspolicyn fastställdes av Ågesta Folkhögskolas styrelse 2018-05-17.